{"id":2301,"date":"2015-04-23T10:55:36","date_gmt":"2015-04-23T08:55:36","guid":{"rendered":"https:\/\/www.expertiger.de\/blog\/?p=2301"},"modified":"2019-01-24T10:58:30","modified_gmt":"2019-01-24T09:58:30","slug":"outlook-tipps","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.expertiger.de\/blog\/outlook-tipps\/","title":{"rendered":"Die 5 besten Outlook Tipps f\u00fcr mehr Effizienz"},"content":{"rendered":"

Microsoft Outlook ist ein Programm, das im Software Paket von Microsoft Office enthalten ist. Laut Angaben der Firma Microsoft benutzen es weltweit mehr als 750 Millionen Menschen, vor allem f\u00fcr die Arbeit. In Unternehmen\u00a0ist Outlook aufgrund seiner Vielseitigkeit nicht mehr wegzudenken. Trotzdem gibt es einige Funktionen und Feinheiten, die kaum benutzt werden, aber sehr hilfreich sein k\u00f6nnen. Wir zeigen die besten Outlook Tipps unserer Experten aus Hamburg<\/a>, Essen<\/a> und M\u00fcnchen<\/a>\u00a0und wie ihr sie selbst benutzen k\u00f6nnt!<\/strong><\/p>\n

Outlook Tipp 1: Ungelesene Mails deutlicher hervorheben<\/h2>\n

Es ist ein typisches Alltagsszenario: Am Morgen, noch bevor die eigentliche Arbeit aufgenommen wird, schnell die neuen E-Mails zu checken, um zu sehen, ob irgendetwas wichtiges passiert ist oder ob es neue Anweisungen vom Chef gibt. Im Gegensatz zu den \u00e4lteren Outlook Versionen, heben\u00a0sich ungelesene\u00a0Nachrichten bei Outlook 2013 farblich allerdings kaum von den bereits Angesehenen ab. Um zu vermeiden, dass wichtige E-Mails\u00a0\u00fcbersehen werden, gibt es einen einfachen aber sehr effektiven Trick:<\/p>\n

Im Men\u00fc muss einfach der Reiter \u201eAnsicht\u201c ausgew\u00e4hlt und die Schaltfl\u00e4che \u201eAnsichtseinstellungen\u201c angeklickt werden. Anschlie\u00dfend muss die Option \u201eBedingte Formatierung\u201c gew\u00e4hlt werden. Dort setzt man dann bei \u201eUngelesene Nachrichten\u201c ein H\u00e4kchen. Jetzt kann frei gew\u00e4hlt werden, wie die ungelesenen Nachrichten in Zukunft angezeigt werden sollen. Schriftart, Schriftgr\u00f6\u00dfe und Farbe k\u00f6nnen frei gew\u00e4hlt werden, so dass in Zukunft ganz sicher keine Nachrichten mehr unbemerkt bleiben und der Chef keinen Grund hat euch Vorw\u00fcrfe zu machen. Falls ihr euch selbst nicht traut, Einstellungen in Outlook zu \u00e4ndern, helfen unsere Experten nat\u00fcrlich gerne. Aktuell erhaltet ihr mit dem Gutscheincode\u00a0OUTLOOK5<\/strong>\u00a0sogar 5 Euro Rabatt<\/strong> auf unsere Outlook-Hilfe<\/a>.<\/p>\n

\"Outlook<\/a><\/p>\n

Outlook Tipp 2: Einsatz von Suchordnern<\/h2>\n

Die Liste der E-Mails im Postfach wird immer l\u00e4nger und un\u00fcbersichtlicher? Da gehen bestimmte Nachrichten, nach denen man sucht, gerne einmal unter. Durch den Einsatz von Suchordnern sind Nachrichten in\u00a0Microsoft Outlook\u00a0deutlich leichter wieder zu finden und die Masse an Nachrichten wird sinnvoll aufgeteilt. Beispielsweise ist es durchaus hilfreich private E-Mails von Familie und Freunden in einem separaten Ordner\u00a0angezeigt zu bekommen.<\/p>\n

Von Anfang an hat Microsoft schon einige Ordner mit simplen Kriterien voreingestellt, wie zum Beispiel “ungelesen”. Diese Ordner sind unter dem Reiter “Ordner” und dort bei “Neuer Suchordner” zu finden und k\u00f6nnen aktiviert werden. Am Ende der Liste dieser Ordner befindet sich der Punkt “Benutzerdefinierten Ordner erstellen”. Hier kann ein personalisierter Ordner mit bestimmtem Filter\u00a0eingerichtet werden. Ein Klick auf den Reiter “Erweitert” \u00f6ffnet die M\u00f6glichkeit noch tiefer greifende Einstellungen zu definieren.<\/p>\n

Das Geniale an den Suchordnern von Outlook ist, dass die E-Mails nicht dorthin verschoben werden, sondern nur nach den bestimmten Kriterien angezeigt werden. Sie liegen immer noch wie gewohnt im Posteingang.<\/p>\n

Outlook Tipp 3: N\u00fctzliche Tastenkombinationen<\/h2>\n

Um zwischen den verschiedenen Funktionen von Outlook zu wechseln oder um verschiedene Befehle einzugeben bedarf es l\u00e4ngere Arien des Klickens und Mausverschiebens? Nicht mit diesen n\u00fctzlichen Tastenkombinationen, mit denen ihr kinderleicht durch das beliebteste E-Mail-Programm Deutschlands surft:<\/p>\n

Mit der Taste Steuerung (auf der Tastatur “Strg”) und den Zahlen eins bis drei wechselt man schnell zwischen E-Mails (1), Kalender (2) und Kontakten (3) hin und her. Daf\u00fcr m\u00fcssen “Strg” und die jeweils richtige Zahl zusammen gedr\u00fcckt werden. Schon wechselt\u00a0Microsoft Outlook zwischen den verschiedenen Ansichten. Auch beim Verwalten einer E-Mail gibt es einige Kniffe f\u00fcr ein schnelleres Handling. Um eine Mail unkompliziert weiterzuleiten, gibt es die Kombination “Strg + F” und um eine ganz neue E-Mail zu beginnen “Strg + N”. Dass der Einsatz von Suchordnern durchaus sinnvoll ist, haben wir\u00a0weiter oben gezeigt. Um flink einen Neuen zu erstellen und dabei viel Mausgeschiebe zu sparen, bedarf es einer weiteren Tastenkombination: Mit Strg + Umschalt + P legt ihr in Windeseile einen neuen Suchordner an (Die Umschalttaste\/Shift ist diejenige direkt \u00fcber “Strg”).<\/p>\n

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F\u00fcr einen genauen \u00dcberblick \u00fcber die n\u00fctzlichsten Tastenkombinationen in Outlook haben wir noch eine kleine Tabelle f\u00fcr euch angelegt.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n\n
Strg + 1<\/td>\nE-Mail Ansicht aufrufen<\/td>\n<\/tr>\n
Strg + 2<\/td>\nKalender Ansicht aufrufen<\/td>\n<\/tr>\n
Strg + 3<\/td>\nKontakte Ansicht aufrufen<\/td>\n<\/tr>\n
Strg + F<\/td>\nE-Mail weiterleiten<\/td>\n<\/tr>\n
Strg + N<\/td>\nNeue Nachricht (E-Mail Ansicht)<\/td>\n<\/tr>\n
Strg + Umschalt + P<\/td>\nNeuen Suchordner erstellen<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n

So seid ihr in Zukunft problemlos und mit Highspeed in Outlook unterwegs ;)<\/p>\n

Outlook Tipp 4: Automatische Rechtschreibpr\u00fcfung einrichten<\/h2>\n

Jeder kennt das leidige Thema Rechtschreibfehler. Vor allem bei wichtigen E-Mails an den Chef oder Gesch\u00e4ftspartner sind diese extrem peinlich und d\u00fcrfen auf keinen Fall unterlaufen.
\nDaf\u00fcr gibt es bei Microsoft Outlook\u00a0einen cleveren Trick, der mit wenigen Klicks Abhilfe leisten kann:\u00a0Nach dem \u00d6ffnen von Outlook muss “Datei” und anschlie\u00dfend “Optionen” mit der Maus angew\u00e4hlt werden. Darauf hin sollte sich automatisch ein neues Fenster \u00f6ffnen. Hier noch auf “E-Mail” w\u00e4hlen\u00a0und einen Haken neben “immer Rechtschreibpr\u00fcfung vor dem Senden” setzen. Das ganze muss noch mit einem Mausklick auf “OK” best\u00e4tigt werden und schon korrigiert Outlook eure Rechtschreibfehler, bevor es die E-Mail wirklich versendet. Ab jetzt m\u00fcsst ihr euch keine Gedanken mehr machen, ob auch jeder Buchstabe stimmt und jede Nachricht mehrmals durchgehen.<\/p>\n

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Spezialtipp f\u00fcr Outlook Profis: Quik Steps<\/h3>\n

Zuerst einmal: Quik Steps sind spezielle Befehle in Outlook. In einem Quik Step werden mehrere Aktionen zusammengefasst, die man ansonsten h\u00e4ufig in zwei oder drei Schritten erledigen m\u00fcsste. Ein einfacher Quik Step k\u00f6nnte zum Beispiel sein: “Als gelesen markieren und in Ordner ‘Gelesen’ verschieben”. Statt beide Aktionen einzeln durchzuf\u00fchren, gen\u00fcgt nun ein Klick auf diesen Befehl um beides zu erledigen. Die M\u00f6glichkeiten gehen nat\u00fcrlich noch sehr viel weiter.<\/p>\n

Einige Quik Steps sind schon vorinstalliert, diese kann man nach den eigenen\u00a0W\u00fcnschen anpassen.\u00a0Es ist aber auch m\u00f6glich eigene, v\u00f6llig neue Quik Steps zu erstellen, die genau auf die eigenen Bed\u00fcrfnisse ausgelegt sind.<\/p>\n

Um vorgegebene Quik Steps zu bearbeiten, muss das Feld “E-Mail” im Reiter “Start” angeklickt werden. Bei “Quik Steps” ist dann auf den Pfeil “Weitere” zu klicken und schlie\u00dflich auf “Quik Steps verwalten”. Dort kann nun “\u00c4ndern” und danach bei “Aktionen” eine bestimmte Aktion ausgew\u00e4hlt werden, welche durch diesen Quik Step ausgef\u00fchrt werden soll.<\/p>\n

Um\u00a0einen Quik Step komplett neu zu erstellen w\u00e4hlt man bei “E-Mail” in der Gruppe “Quik Steps” “Neu Erstellen”. Nun kann man\u00a0den Befehl benennen und ihm die gew\u00fcnschten Aktionen zuordnen. Am Schluss muss man die neuen Einstellungen nur mit einem Klick auf “OK” best\u00e4tigen.<\/p>\n

Probiert doch einfach aus, welche Aktionen ihr mit einem Klick zusammenlegen k\u00f6nnt. Falls ihr Schwierigkeiten mit diesem Outlook Tipp f\u00fcr Fortgeschrittene habt, meldet euch gerne bei unserer Outlook-Hilfe<\/a>. Ansonsten helfen wir selbstverst\u00e4ndlich auch bei Problemen bei anderen E-Mail Diensten (wie z.B. Mozilla Thunderbird<\/a>)<\/p>\n

Fazit<\/h2>\n

Microsoft Outlook ist ohnehin schon ein sehr gutes Programm, aber mit diesen Insidertricks, wird die Handhabung f\u00fcr euch noch leichter. Mit unseren Outlook Tipps tigert ihr ab jetzt noch schneller in eurem E-Mail-Programm herum und habt noch weniger Arbeit mit dem Verwalten von Nachrichten! Ab jetzt k\u00fcmmert sich einfach Outlook darum! Und ihr habt mehr Zeit f\u00fcr die sch\u00f6nen Dinge im Leben. Wir hoffen euch einiges Neues und vor allem hilfreiches gezeigt zu haben und w\u00fcnschen euch viel Spa\u00df bei der Arbeit mit Microsoft Outlook.<\/p>\n

Solltet ihr beim Anwenden der Tipps Probleme haben, ruft einfach unsere Outlook Hotline<\/a> an und erhaltet mit dem Gutscheincode\u00a0OUTLOOK5 5 Euro Rabatt!<\/span><\/strong><\/p>\n