{"id":10348,"date":"2021-02-26T09:00:35","date_gmt":"2021-02-26T08:00:35","guid":{"rendered":"https:\/\/www.expertiger.de\/blog\/?p=10348"},"modified":"2021-02-24T11:00:13","modified_gmt":"2021-02-24T10:00:13","slug":"effizientes-e-mail-management-ordnung-im-elektronischen-schriftverkehr","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.expertiger.de\/blog\/effizientes-e-mail-management-ordnung-im-elektronischen-schriftverkehr\/","title":{"rendered":"Effizientes E-Mail Management: Ordnung im elektronischen Schriftverkehr"},"content":{"rendered":"<p><strong>Pro Tag werden weltweit mehr als 300\u00a0 Milliarden E-Mails verschickt. Das ist wirklich eine ganze Menge. Tendenz steigend. Brechen wir es runter auf einzelne Personen, dann meldet sich euer Postfach im Schnitt etwa zwischen 20- und 50-mal pro Tag. Dazu schreibt ihr t\u00e4glich ebenfalls unz\u00e4hlige Mails, sei es im privaten oder im beruflichen Bereich. Je mehr ihr mit E-Mails arbeitet, desto wichtiger ist ein effizientes E-Mail Management. Nur so schafft ihr es den Durchblick bei dieser Flut an Nachrichten zu behalten. Wir haben die besten Tipps f\u00fcr euch gesammelt, wie ihr eure <\/strong><strong>Mails am sinnvollsten organisieren k\u00f6nnt.<\/strong><\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<h2><strong>E-Mail Management Basics<\/strong><\/h2>\n<p>E-Mails lesen und schreiben mit System &#8211; Vor allem <a href=\"https:\/\/www.radicati.com\/wp\/wp-content\/uploads\/2019\/12\/Email-Statistics-Report-2020-2024-Executive-Summary.pdf#page=3\">bei einer gro\u00dfen Flut an Mails<\/a>, die tagt\u00e4glich reinkommen und geschrieben werden, herrscht h\u00e4ufig ein gewisser Optimierungsbedarf, um nicht darin zu ertrinken. Stattdessen bekommt ihr durch ein gutes Management eine klare Ordnung und Struktur.<\/p>\n<p>Die Vorteile dabei liegen auf der Hand:<\/p>\n<ul>\n<li>Besserer Work-Flow<\/li>\n<li>Weniger Stress<\/li>\n<li>Mehr Zeit<\/li>\n<\/ul>\n<h2><strong>Ein Programm f\u00fcr alle Mails<\/strong><\/h2>\n<p>Zu einem guten E-Mail Management geh\u00f6rt zun\u00e4chst einmal das passende Programm. Beispielsweise Outlook von Microsoft kann euch dabei helfen eure E-Mails zu ordnen. Aber es gibt noch <a href=\"https:\/\/www.expertiger.de\/blog\/outlook-alternativen\/\">eine ganze Reihe von Alternativen<\/a>. Dabei ist es m\u00f6glich, dass ihr mehrere E-Mail Accounts unter einem \u201eDach\u201c versammeln k\u00f6nnt. Ihr m\u00fcsst euch nicht immer m\u00fchsam \u00fcber den Browser bei Gmx, Web.de oder Google einloggen, um Zugriff auf eure Nachrichten zu haben. Das erledigt das Programm f\u00fcr euch. Es ist der erste Schritt, um Ordnung und eine Struktur in eure Mails zu bringen.<\/p>\n<h2><strong>Vorlagen erstellen<\/strong><\/h2>\n<p>Vor allem dann, wenn ihr mehrere Mails auf einmal verschicken m\u00fcsst, sind Vorlagen sehr sinnvoll. Wenn ihr beispielsweise immer wieder einen Sachverhalt neu erkl\u00e4ren m\u00fcsst, k\u00f6nnt ihr euch mit jedem Mailing-Programm eine Vorlage erstellen, die beispielsweise auch nur aus einigen Textbausteinen besteht.<\/p>\n<p>Schreibt ihr regelm\u00e4\u00dfig Mails an einen festen Verteiler, k\u00f6nnt ihr die Mails zudem grafisch etwas aufpeppen. Dazu nutzt ihr Tools, wie beispielsweise den \u201eE-Mail Creator\u201c, mit dem sich effektive Newsletter erstellen lassen. <a href=\"https:\/\/www.getresponse.com\/de\/funktionen\/e-mail-marketing\/email-creator\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\" data-saferedirecturl=\"https:\/\/www.google.com\/url?q=https:\/\/www.getresponse.com\/de\/funktionen\/e-mail-marketing\/email-creator&amp;source=gmail&amp;ust=1614239685462000&amp;usg=AFQjCNHYvjMYqQQKlBnfhltA733E4_w49g\">Beim E-Mail Creator handelt es sich um ein gutes Werkzeug<\/a>, das sich sowohl f\u00fcr den Privatgebrauch als auch f\u00fcr den Job bestens eignet.<\/p>\n<p>Mit solchen Vorlagen oder Newsletter-Programmen k\u00f6nnt ihr euch eine Menge Arbeit und Zeit ersparen.<\/p>\n<h2><strong>Ordnerstruktur f\u00fcr ein sauberes Postfach<\/strong><\/h2>\n<p>Wenn ihr viele Mails schreibt, dann kommen logischerweise viele Mails bei euch an. Hier ist eine solide Ordnerstruktur sehr wichtig. \u00dcber allem steht dabei zun\u00e4chst der Eingangs-Ordner. Dort kommen alle Mails gesammelt an, die nicht im Spam-Ordner landen.<\/p>\n<p>Anschlie\u00dfend k\u00f6nnt ihr euch einen \u201eGelesen\u201c-Ordner erstellen. Dort kommen alle Mails hinein, die ihr gelesen habt. Hier warten Sie darauf bearbeitet zu werden. Erstellt zus\u00e4tzliche Unterordner, die beispielsweise Mails zu aktuellen Projekten zusammenfassen, vielleicht einen Aufgaben-Ordner, einen personenbezogenen Ordner und einen \u201eArchiv\u201c- oder \u201eErledigt\u201c-Ordner.<\/p>\n<p>Was ihr genau braucht, kommt nat\u00fcrlich auf euch und euren Bedarf an. Die einen brauchen mehr Ordner, die anderen weniger. Allerdings solltet ihr am Ende immer noch den \u00dcberblick behalten k\u00f6nnen.<\/p>\n<h2><strong>Feste Mailzeiten einrichten<\/strong><\/h2>\n<p>Dann geht es an das Bearbeiten der Mails. Richtet euch dazu feste Zeiten ein. Idealerweise macht ihr es einmal morgens und einmal am fr\u00fchen Nachmittag. Dann sind die meisten Leute ohnehin mit ihren E-Mails besch\u00e4ftigt.<\/p>\n<p>Lest die Nachrichten immer direkt und ordnet sie dann den entsprechenden Ordnern zu und\/oder leitet sie weiter. Je nach Wichtigkeit der Mail k\u00f6nnt ihr sie markieren oder direkt bearbeiten. Warten mehrere Mails auf euch lest zun\u00e4chst immer die aktuellen und arbeitet euch r\u00fcckw\u00e4rts vor. So seid ihr immer auf dem neusten Stand. Am Ende des Tages sollten maximal f\u00fcnf E-Mails in eurem Posteingang \u00fcbrig bleiben.<\/p>\n<h2><strong>Benachrichtigungen ausstellen<\/strong><\/h2>\n<p>Ein wichtiger Stressfaktor, den ihr vermeiden k\u00f6nnt, sind E-Mail-Benachrichtigungen. Schaltet sie unbedingt aus, wenn ihr nicht gerade eine dringende Mail erwartet, denn sie k\u00f6nnen euch in eurem Workflow st\u00f6ren. Haltet ihr euch an eure festen Bearbeitungszeiten und lasst euch nicht durch Signalt\u00f6ne aus der Konzentration rei\u00dfen. Vor allem dann, wenn ihr viele E-Mails am Tag erhaltet, ist das sinnvoll.<\/p>\n<h2><strong>Unerw\u00fcnschte Mails<\/strong><\/h2>\n<p>Leider kommen oft auch E-Mails bei euch an, die f\u00fcr euch nicht interessant sind. Diverse Newsletter und andere Spam-Mails sorgen nicht gerade f\u00fcr mehr \u00dcberblick in eurem Postfach. <a href=\"https:\/\/www.ionos.de\/digitalguide\/e-mail\/e-mail-sicherheit\/wie-man-spam-mails-erkennt-und-ihnen-vorbeugt\/\">Rund 70 Prozent des gesamten E-Mail-Verkehrs in Deutschland ist Spam<\/a>. Damit euer Junk-Ordner nicht \u00fcberquillt und dich keine unn\u00f6tigen Mails in euren Posteingang verirren solltet ihr solche unerw\u00fcnschten Nachrichten direkt bearbeiten.<\/p>\n<p>Dazu braucht ihr zumindest bei Newslettern meist nur einen Klick. Unten, am Ende der Mail, k\u00f6nnt ihr euch aus der Mailing-Liste austragen oder ihr blockiert einfach den Absender mit bei eurem Mailprogramm. Schon habt ihr wieder ein wenig mehr Ordnung geschaffen.<\/p>\n<h2><strong>Fazit<\/strong><\/h2>\n<p>Ordnung ist die halbe Miete. Das gilt auch f\u00fcr das E-Mail-Postfach. Mit einem guten Management eurer Mails ist es aber m\u00f6glich, dass ihr den \u00dcberblick nicht verliert und sowohl gesch\u00e4ftlich als auch privat ordentlich und strukturiert arbeiten k\u00f6nnt. Haltet ihr diszipliniert Ordnung werdet ihr ein besseres Gef\u00fchl haben und werdet bestimmt merken, dass ihr euch weniger gestresst f\u00fchlt.<\/p>\n<p>Bild: unsplash.com, <a href=\"https:\/\/unsplash.com\/photos\/iusJ25iYu1c\" rel=\"nofollow\">\u00a9 Tyler Franta<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Pro Tag werden weltweit mehr als 300\u00a0 Milliarden E-Mails verschickt. Das ist wirklich eine ganze Menge. Tendenz steigend. 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